SMART WORKING E COME FARLO FUNZIONARE
COS’È VERAMENTE LO SMART WORKING
Ormai sentiamo quotidianamente parlare di smart working, ma siamo sicuri di sapere esattamente di cosa si tratta?
Lo smart working è un nuovo modo di lavorare caratterizzato da maggiore flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una crescente responsabilizzazione sui risultati.
Osservatorio sullo Smart Working del Politecnico di Milano
Per lo più viene assimilato a ciò che definiamo telelavoro, ovvero un lavoro svolto da remoto utilizzando pc, cellulari e tutti gli strumenti necessari del caso.
Eppure lo smart working ha un’accezione diversa: mentre il telelavoro ha alcuni limiti e parametri da rispettare, come per esempio gli orari che normalmente si rispetterebbero in ufficio, il lavoro smart permette di usufruire di una certa flessibilità, non solo in termini spaziali (puoi letteralmente lavorare ovunque ti trovi), ma anche temporali (puoi concludere il progetto quando vuoi, nei limiti ovviamente delle scadenze e priorità lavorative).
Lo smart working viene definito dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali come una “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro.”
Nei prossimi anni il lavoro è destinato a trasformarsi radicalmente. Soprattutto nelle società avanzate, il lavoro dovrà diventare sempre più un lavoro ad alto contenuto di conoscenza e di tecnologia e quindi un lavoro in cui i parametri di tempo e orario saranno sempre meno significativi, l’identificazione della sede sempre meno possibile, la dimensione del dipendente e del subordinato sempre meno diffusa.
G. Iacono
Lo smart working è un lavoro a progetti e la finalità del lavoratore è quello di raggiungere l’obiettivo in modo efficace ed efficiente, organizzando le proprie attività come meglio preferisce, tenendo sempre il focus su quelle che sono eventuali deadline e priorità.
Ciò che conta è il contributo dello smart worker, il valore aggiunto che è in grado di apportare al business, i risultati finali cui giunge. Il “come”, rimanendo all’interno della policy aziendale e delle linee guida principali, è una scelta totalmente libera.
I BENEFICI
Lo smart working è dunque una modalità lavorativa flessibile che permette di incrementare la produttività e agevolare la conciliazione tra lavoro e vita privata (work life balance) e non identifica semplicemente il lavoro a distanza, ma un diverso modo di gestire la propria attività lavorativa.
Il Politecnico di Milano affermava già nel 2014 che l’applicazione dei principi di questa modalità lavorativa comporta:
– miglioramento della produttività
– miglioramento dell’equilibrio tra vita privata e professionale
– flessibilità e proattività
– maggiore motivazione
– benessere organizzativo
– fidelizzazione dei dipendenti
Ovviamente tutto ciò può verificarsi solo qualora vi sia un cambio di paradigma: non si può pensare di ottenere benefici senza prima diffondere l’innovazione culturale necessaria per comprendere le effettive implicazioni dello smart working.
I RISCHI
Tra i rischi principali dello smart working c’è quello di riuscire a rispettare ciò che dovrebbe essere anche uno dei suoi risvolti positivi, ovvero mantenere un reale equilibrio tra vita lavorativa e vita privata: spesso accade che il lavoratore venga totalmente sopraffatto dagli impegni e dai doveri, dimenticandosi delle pause pranzo, degli orari d’ufficio e di tutto il resto, con ovvie ricadute non solo sul suo tempo libero e sulla famiglia, ma anche sulla propria salute e sull’efficacia lavorativa.
Inoltre, il lavoro d’ufficio implica il relazionarsi coi propri colleghi, aspetto che potrebbe venir meno qualora l’unica modalità adottata sia lo smart working.
Per far fronte a questi rischi si sono già sperimentate diverse soluzioni, come per esempio la pausa caffè virtuale coi colleghi, vere e proprie room online in cui ci si incontra con gli altri per scambiare due chiacchiere e bere una tisana o un caffè in compagnia.
LE CONDIZIONI NECESSARIE
Sicuramente lo smart working è in grado di esplicare tutte le sue potenzialità in termini di efficacia, ma solo quando vengano rispettate determinate condizioni, prima fra tutte la maturità del lavoratore.
Uno dei modi per gestire lo smart working consiste nell’identificare alcuni KPI fondamentali che permettano di verificare le performance lavorative; chi lavora con questa modalità deve saper organizzare la propria attività e spesso questo è il risultato di un processo di formazione e responsabilizzazione che richiede tempo, risorse ed energie (questo è uno dei motivi per cui non tutti i datori di lavoro investono nello smart working).
È fondamentale che siano chiarite ed esplicitate le aspettative connesse al proprio ruolo, definendo un sistema di monitoraggio dei risultati per rimanere sempre allineati con gli obiettivi guida. A questo sistema in itinere, è utile accompagnare un feedback continuo e trasparente, che riallinei o rinforzi l’operato.
Un aspetto chiave risiede nella motivazione delle persone: anche in questo caso non è qualcosa che si ottiene da un giorno all’altro, ma è un percorso da costruire giorno dopo giorno, dando la possibilità di sperimentare autonomia, di prendersi meriti, onori, ma anche la responsabilità di eventuali errori.
Occorre dunque un engagement profondo e radicato nello smart worker, a cui è richiesto di rimanere orientato agli obiettivi del business e, al contempo, di essere quasi totalmente indipendente.
Non da ultimo, è necessario che vi sia una solida base di fiducia, fiducia nelle persone che lavorano per l’azienda, fiducia nelle loro competenze e nella loro correttezza, nella loro capacità di gestirsi autonomamente; il management, infatti, delega agli smart worker la responsabilità di organizzarsi liberamente le attività e, per fare ciò, è fondamentale che vi sia una profonda fiducia.
Nessuna organizzazione a bassa fiducia ha mai prodotto innovazioni vere.
Thomas Friedman
UNA RIFLESSIONE FINALE SULLO SMART WORKING
Il lavoro agile o smart comincia a predominare sullo scenario lavorativo: la diffusione di strumenti tecnologici, piattaforme e tools permette sempre più di promuovere a distanza la condivisione e gli assetti del business.
Flessibilità, adattabilità e proattività sono tra i principali elementi richiesti dal mercato oggi; all’interno di questo contesto si situa il concetto di smart working, che concepisce il singolo worker come il punto focale, il nodo centrale, dell’organizzazione.
Lo smart working è un approccio che rende più responsabili e autonomi e permette di ritrovare un equilibrio tra vita privata e professionale, ma che richiede anche e soprattutto un impegno costante da parte di ogni singolo lavoratore e la volontà di crescere insieme alla propria azienda.
Fiducia, dare più responsabilità a ogni worker. Se dai fiducia, i worker possono diventare proprietari del loro lavoro. Hanno più libertà nel gestirlo e, in tal modo, riescono a bilanciarlo al meglio con la vita privata. Sono convinto che libertà e una maggior fiducia siano le basi per creare worker migliori. Se fai in modo che ogni worker possa autogestire il proprio lavoro e, soprattutto, il modo in cui lo fa, aumenterà la motivazione intrinseca.
Sandro Ansink, Program Manager Flex4Fiex
